Good practices bij het wegwerken van mail


 * Zie ook: Time management

Op deze pagina kun je best practices vinden om beter om te gaan met je mail.

Best practices

 * Start met het maken van drie mappen: @Acties, @Lezen en @Wachten.
 * Gebruik geen submappen.
 * Hoeveel mails heb je op dit moment in je inbox?
 * Scan de mails.
 * Alles wat je binnen twee minuten kunt afhandelen doe je gelijk.
 * Kun je de mail niet binnen twee minuten afhandelen, plaats de mail dan in de map @Acties of @Lezen.


 * Zorg dat je inbox minimaal 1x per dag leeg is.
 * Zorg dat je actie-map onder de 15 mails blijft en zorg dat je actie map ongeveer iedere 2 weken leeg is.


 * Zoeken: Verdiep je in zoeken (kost 20 minuten); zoek op meerdere zoekwoorden; zoek op zoekworden op datum; zoeken is CTRL-E, geavanceerd zoeken is CTRL-SHIFT-F

Nog verwerken

 * Zorg dat je Inbox aan het eind van iedere dag leeg is. Als je werk niet van je vraagt om permanent online te zijn, leer jezelf dan aan om je inbox drie keer per dag te openen, alle email te verwerken en meteen weer uit te loggen.
 * Verplaats alleen email naar de @actie map als het langer dan 2 minuten duurt om het te doen. Handel acties die korter zijn dan twee minuten meteen af. Zo bespaart de 2-minuten regel je een hoop tijd.
 * Plan momenten in om je @actie map tenminste 1 keer per week leeg te werken. Volg emails die in je @wachten map staan op en zorg ervoor dat je @lezen mapje niet alleen groeit, maar dat je die regelmatig leegwerkt en opschoont.
 * Als je deze stappen regelmatig oefent, ontwikkel je een nieuwe gewoonte die ervoor zorgt dat je veel minder tijd kwijt bent met email. Het zorgt voor meer rust en helderheid om goede beslissingen te nemen.