TOPdesk (NL)/Tips & trucks

WACHTWOORD RESETTEN

U kunt selfserviceportal-gebruikers zelf hun wachtwoord laten resetten wanneer zij dit zijn vergeten. Het aanzetten van deze functionaliteit doet u als volgt:

1. Ga naar Instellingen > Functionele Instellingen > Inloginstellingen.

2. Klik op ‘Selfserviceportal’.

3. Vink onder het kopje TOPdesk-authenticatie ‘Wachtwoord resetten’ aan.

4. Geef in het veld ‘Minimale lengte wachtwoord selfserviceportal’ de minimale hoeveelheid karakters op die het wachtwoord moet bevatten.

> In het inlogscherm verschijnt nu de link ‘Wachtwoord vergeten’?

De link opent een scherm waar de inlognaam moet worden opgegeven. De gebruiker ontvangt vervolgens een e-mail met instructie voor het resetten van het wachtwoord.

Afzender instellen:

Onder Instellingen > Functionle Instellingen > Inloginstellingen > Algemeen kan worden aangegeven wie de afzender is van de e-mail met instructies.

Behandelaarsgedeelte:

Onder Instellingen > Functionle Instellingen > Inloginstellingen > Behandelaarsgedeelte kan de functionaliteit ook worden aangezet voor de gebruikers die hun wachtwoord voor het behandelaarsgedeelte zijn vergeten.

EMAILACTIES KOPIËREN

Bestaande e-mailactied kunnen worden gekopieerd. Zo kunt u nieuwe e-mailacties eenvoudig opstellen op basis van bestaande e-mailacties.

Een e-mailactie kopiëren werkt als volgt:

1. Ga naar Modules > Actiebeheer > Actieverkenner.

2. Open de e-mailactie die u wenst te kopiëren.

3. Klik op het icoon ‘E-mailactie kopieëren’.

4. Kies in het volgende scherm:

a. Welke informatie er van de bestaande e-mailactie moet worden overgenomen.

b. Voor welke kaart de nieuwe e-mailactie moet worden aangemaakt.

Let op: Wanneer u een e-mailactie kopieert voor gebruik op een andere kaart (van een eerstelijns melding naar een eenvoudige wijziging bijvoorbeeld), controleer deze e-mailactie nadien dan op de juisthied van de gebruikte invoegvelden en distributielijsten. Ieder type kaart heeft specifieke invoegvelden en ditributielijsten beschikbaar die vanuit andere kaarten niet werken.

MEERDERE OBJECTEN TEGELIJK AANPASSEN

Het is in de module Middelenbeheer mogelijk om meerdere objectkaarten tegelijkertijd aan te passen op een aantal specifieke velden.

Voorbeeld: U heeft 200 telefoonnummers vervangen voor nieuwe exemplaren. De oude telefoons zijn afgeschreven en u wilt de status op de kaarten aanpassen van ‘In Gebruik’ naar ‘Afgeschrevren’.

1. Ga naar Modules > Middelenbeheer.

2. Maak een nieuwe selectie van de telefoonkaarten die u heeft vervangen (bijvoobeeld een selectie op basis van ObjectID).

3. Open de selectie.

4. Klik op Meer > Bulkverwerking in de nieuwe versie van TOPdesk.

5. Kies in stap 1 voor ‘Alles’.

6. Kies in stap 2 voor ‘Status’

7. Vul de gewenste status in in de opzoeklijst (in dit voorbeeld ‘Afgeschreven’.

8. Klik vervolgens op ‘Toepassen’ en vervolgens op ‘OK’.

De gehele selectie van 200 kaarten wordt nu aangepast naar de nieuwe statuswaarde.

SNEL KENNISITEMS AANMAKEN VANUIT EEN MELDING

In de nieuwe TOPdesk-versie kunt u op de volgende manier snel een kennisitem aanmaken vanuit een melding.

1. Open de melding.

2. Klik op het vlagicoontje van de acties die u wilt overnemen in het kennissysteem.

3. Gebruik de sneltoets ALT + K

> De kennissysteemverkenner wordt nu geopend.

4. Selecteer de locatie in de boomstructuur waar het kennisitem moet worden aangemaakt.

5. Klik op ‘Aanmaken vanuit melding’.

> Er wordt nu een nieuw kennisitem aangemaakt. De gemarkeerde acties worden meegenomen naar het veld ‘Inhoud’ van het kennissysteem.

6. Voeg relevante steekwoorden toe aan het kennisitem en sla het kennisitem op.

> TOPdesk gebruikt de steekwoorden, naast de woorden uit de andere velden van het kennisitem, om kennisitems als suggesties te tonen in de selfserviceportal.

De steekwoorden worden ook gebruikt om kennisitems sneller terug te vinden.

VARIABELE AFZENDER VOOR E-MAILACTIES INSTELLEN

De e-mails die vanuit de servicedesk worden verstuurd naar klanten, stelt u in de actieverkenner van TOPdesk in. Als afzender van deze e-mail kunt u kiezen voor een vast adres bijvoorbeeld support@uwbedrijf.com maar u kunt ook kiezen voor een variabele afzender. De variabele afzender is afhankelijk van de ingelogde behandelaar die de e-mail verstuurt en maakt de e-mail persoonlijker.

Variabele afzender instellen:

1. Open de actieverkenner.

2. Open de mailactie.

3. Bij het veld ‘Van’ klikt u op het icoon ‘Veld/Lijst Invoegen’.

4. In de boomstructuur zoekt u naar [Systeem] > Huidige Behandelaar > E-mail.

> Dit resulteert in het geselecteerde veld [Systeem.E-mail_huidige_gebruiker].

5. Klik op ‘Invoegen’.

Het invoegveld [Systeem.E-mail_huidige_gebruiker] verwijst naar het e-mailadres in de gebruikersinstellingen van de ingelogde behandelaar.

E-mailadres instellen:

1. Klik in het behandelaarsgedeelte op het gebruikersicoon rechts bovenin het scherm.

2. Klik op ‘Mijn instellingen’

3. In het blok ‘Beschikbaarheid’ vult de behandelaar in het veld ‘E-mailadres’ zijn of haar e-mailadres in.

Op dit ingevulde e-mailadres zullen ook de reacties van de klanten binnenkomen en dit is meestal niet wenselijk om verschillende redenen. Met het volgende format stuurt de behandelaar een persoonlijke e-mail én wordt de reactie daarop naar een algemeen e-mailadres gestuurd:

Voornaam Achternaam support@uwbedrijf.com

Wanneer het e-mailadres in de gebruikersinstellingen niet is ingevuld, dan zal TOPdesk het standaard e-mailadres gebruiken. Het standaard e-mailadres in ingesteld onder: Instellingen > Functionele Instellingen > Algemeen > Standaardafzenden e-mail.