Documentatie team

< Good practices m.b.t. documentatie
 * Team: High performing team (NL)

Introductie

 * Eén van de good practices bij het beheren van documentatie is het opstellen van een documentatie team.

Documentatie team in project organisatie

 * In een project organisatie is het waarschijnlijk niet nodig om een formeel team te formeren die gaat nadenken over de documentatie.
 * Het kan wel handig zijn om tijdelijk, samen met iemand van beheer met een aantal projectleden in gesprek te gaan over afspraken.
 * Het is dan in ieder geval verstandig om de volgende rollen te betrekken:
 * Iemand van beheer
 * (Enkele) epic owners
 * Product owner
 * Projectleider
 * Scrum master
 * Vervolgens ga je met elkaar een definition-of-done co-creëren en zet ook een aantal documentatie afspraken op papier.
 * Realiseer je dat afspraken er niet persé toe leiden dat documentatie


 * In een project is het verstandig om documentatie in de definition-of-done op te nemen.
 * Realiseer je dat als je dit in de definition-of-done hebt gezet dit geen garantie is dat documentatie ook gemaakt en gereviewd gaat worden. Aanvullende afspraken zijn waarschijnlijk noodzakelijk.

Documentatie team in beheer organisaties

 * In een beheer organisatie is het ook verstandig om een documentatie team op te tuigen.
 * Betrek hier in ieder geval de wijzigingscoördinator bij, maar nodig ook zeker de beheercoördinatoren uit.
 * Beschrijf de rollen, taken en verantwoordelijkheden van het documentatie team.
 * Eén van de taken zou het nemen van regie over het inwerkprogramma.

Nog verwerken

 * Doe het er niet even bij, maar wijs 2 of 3 mensen aan die een plan gaan maken.
 * Zet afspraken op papier en betrek het management bij het vinden van oplossingen voor uitdagingen.
 * Veel teams hebben een hekel aan het maken van documentatie. Ga met elkaar het gesprek aan over het minimaliseren van data.
 * Zorg dat je ook gebruik maakt van een CMS of wiki. Een netwerkfolder is eigenlijk niet meer van deze tijd.
 * Als een CMS of wiki toch geen optie is. Realiseer je dan als team dat je heel gedisciplineerd zult moeten gaan werken.
 * Wijs iemand aan die de folderstructuur gaat beheren. Maak een spreadsheet waarin je beschrijft wie voor welke folder verantwoordelijk is.

On our mind

 * Lol in documentatie