Bureaucratie

Bij bureaucratie denkt iedereen gelijk aan de paarse krokodil, maar bureaucratie is niet altijd de bad guy. Sterker nog, een zekere mate van bureaucratie is onvermijdelijk voor organisaties. Denk bijvoorbeeld aan HR processen. Het is volgens McKinsey niet verstandig om je als HR organisatie helemaal terug te trekken en alle HR beslissingen aan managers over te laten. Bedrijven doen er verstandig aan om de HR-afdeling als een gespecialiseerde afdeling op te zetten waarin de juridische kennis van HR verzameld is. Hierdoor fungeert de HR-afdeling als een juridische vraagbaak voor alle beslissingen die binnen de organisatie op het gebied van HRM worden genomen. Kwesties rondom werknemersrechten en compensaties vragen namelijk om een behoorlijke technische kennis. Denk bijvoorbeeld ook aan de nieuwe Europese wet rondom de bescherming van persoonsgegevens die in mei 2018 van kracht wordt. (bron: whitepaper 'HR met impact' van Cornerstone).

Maar simpel werken is wel verstandig. Praktisch gezien betekent dit dat bij het ontwerpen van HR-processen de gebruikerservaring van de werknemers als uitgangspunt genomen moet worden. ‘Design Thinking’ is volgens Deloitte niet voor niets één van de belangrijkste trends op het gebied van HCM: “Door de werknemerservaring voorop te stellen, worden onnodige complexiteiten van de werkplek geweerd. Productiviteit wordt gestimuleerd door oplossingen te ontwikkelen die uitdagen en eenvoudig en aangenaam in gebruik zijn.” Hierdoor vind HR beter aansluiting met werknemers in deze tijd die door Forrester al is gekarakteriseerd als the age of the customer.

Er is nog werk aan de winkel. Want uit onderzoek blijkt dat 4 van 10 Europse managers gefrustreerd over de HR processen. Om eenvoudiger de juiste service te kunnen bieden, moet HR stappen gaan maken in digitalisering. Door de wensen en eisen van de werknemers en het management centraal te stellen, staan de tools en programma’s daadwerkelijk in dienst van het personeel.


 * Tegenwoordig zijn er producten op de markt waarbij medewerkers hun eigen gegevens kunnen beheren.
 * Transparantie: Administratieve taken worden een stuk minder vervelend als het resultaat op een zinvolle manier wordt gebruikt. Werknemers die gevraagd worden om hun persoonlijke gegevens te updaten, zullen dit veel sneller geneigd zijn te doen als ze weten dat deze informatie niet in een zwart gat belandt. Hetzelfde geldt voor managers die gevraagd worden gedurende het jaar beoordelingen van werknemers te maken: ze zullen hier eerder tijd voor vrijmaken als ze weten dat deze data worden geanalyseerd en gebruikt om processen te verbeteren. Door transparant te zijn over de achterliggende reden van bepaalde processen en de opvolging ervan, zullen werknemers sneller hun taken volbrengen.